ЯРМАРОК
Інгредієнти
(Складники страви – ключові моменти та компетентності, які для цього потрібні)
-
Товари для продажу;
-
приміщення для проведення;
-
команда – координатор, фотограф, люди/волонтери, які “продають” ваш товар;
-
рекламна поліграфія – флаєри, буклети, банери (за смаком, відповідно до можливостей та потреби);
-
інформаційна кампанія - відео/аудіо ролик, сіті-лайти та білборди (за смаком, відповідно до можливостей та потреби);
-
У якості «секретного інгредієнту» не завадить щіпка креативності, але не переборщіть з нею – люди мають розуміти, що відбувається, де і що «продається»;
А ось мережа партнерів має бути якомога більшою для того, щоб забезпечити наявність на ярмарку товарів на будь-який смак та привернути увагу місцевих мешканців.
Час приготування
За умови наявного досвіду та розгалуженої мережі контактів підготовчий етап займає 6-8 тижнів. Чим ближче до заходу, тим зустрічі команди та партнерів мають ставати частішими.
Інформаційна кампанія починається з анонсів за 3-4 тижні, а впродовж 1-2 тижнів до заходу ми активізуємося для забезпечення масової розсилки.
Проведення ярмарку – 1 день.
Післясмак (інформаційна хвиля після заходу) триває 2-5 днів у залежності від масовості заходу. В ці дні ми займаємося пост-інформуванням: озвучуємо учасникам та ЗМІ суму, зібрану під час ярмарку. Упродовж 2-3 днів після дати проведення заходу має бути розісланий прес-реліз, результати поширені на сторінці організації та у соціальних мережах. Окремим інформаційним приводом повинна стати закупівля та передача обладнання чи послуг благоотримувачам, задля яких проводився ярмарок.
Складність приготування
Це доволі непроста страва, яка потребує великої кількості необхідних інгредієнтів та чіткої координації всіх учасників. Ви будете залучати незнайомих людей та працювати з ними, а не зі своєю звичною «кухарською командою». Тому організаційний виклик є чи не найбільшим. Окрім того, масовий та творчо підготовлений ярмарок є доволі дорогим заходом, тому пильнуйте, щоб отриманий результат відповідав вкладеним ресурсам.
Найбільше смакуватиме
Ця страва – доволі універсальна. Вона може бути орієнтованою як на широкий загал, так і на вузьку аудиторію. Наприклад, ми проводили благодійний ярмарок в одному з професійних училищ, де учні виставили у якості товарів виготовлені власноруч страви. Цікавим та результативним виявився ярмарок авторських футболок у межах «гламурної тусовки».
Бюджет та ресурси
Витрати – це людські ресурси (координатор, фотограф, продавці, люди, які ведуть захід), а також приміщення та його оздоблення, промо-продукція та інформаційна кампанія. Якщо приміщення можна отримати безкоштовно завдяки партнерським зв’язкам, то над його оздобленням доведеться попрацювати. Найпростіший варіант – банер, повітряні кульки, різнокольорові стрічки, тощо, але на це знадобляться реальні кошти – так само, як і на друк поліграфії (листівок, буклетів, постерів). Інформаційну підтримку можна отримати безкоштовно, якщо вчасно та цікаво підготувати запрошення для журналістів.
«Дохідна частина» - це товари/продукти, які ви плануєте реалізовувати.
Продумайте, як саме ви будете збирати кошти, адже люди, скоріш за все, не зможуть поповнювати рахунок Фонду карткою чи надсилати банківський платіж. У вас обов'язково мають бути заготовлені прозорі опломбовані скриньки з логотипом вашого фонду – в ідеалі по одній скриньці на кожен ярмарковий стіл. Дуже важливо, щоб “продавець” на ярмарку не отримував гроші у руки, а пропонував вкинути їх до опломбованої скриньки. Це – запорука довіри!
Як підготувати, супроводжувати та інкасувати благодійні скриньки, дивіться наш рецепт –
Як це готувати
Насамперед вирішіть, з якою метою ви буде проводити ярмарок. Можна, звичайно, просто збирати кошти «на підтримку програм фонду», проте якщо є конкретна мета, зрозумілий проект, конкретний об’єкт допомоги – для людей ваш захід буде більш важливим і зрозумілим.
Крок 1
Будьте оригінальними. Люди вже звикли до заходів, які присвячуються певним датам – такі, як традиційні різдвяні та пасхальні ярмарки, ярмарки на фестивалях. На таких ярмарках вам треба буде реально конкурувати з фестивальними розвагами, шашликами, гойдалками та горілкою. Люди приходять поїсти або щось дешево купити, відповідно ви просто не потрапляєте до сфери інтересів відвідувачів. Ярмарки ж, сфокусовані на запит саме вашої цільової групи, можуть дати очікуваний ефект.
Крок 2
Де взяти товари на продаж та чим зайняти людей? Варіантів дуже багато. Наприклад, серед волонтерів чи членів вашої організації, чи просто знайомих є творчі люди. Спробуйте підключити їх для проведення ними майстер класів. Можна спробувати самим запропонувати цікаві товари: наприклад, якщо учасниками та цільовою групою ярмарку є молоді люди, придумайте і зробіть дотепні чи смішні наліпки, слогани на чашках, сумках, футболках. Головне, щоб те, що ви пропонуєте на реалізацію, було привабливим, красивим або корисним, а краще – і те, й інше. Не варто розраховувати, що невеличкі дитячі малюнки будуть розкупатися тільки тому, що вони зроблені дітьми-сиротами. При виборі «купувати –не купувати» фактор благодійності є завжди вторинним. Люди можуть просто вкинути у вашу скриньку невелику суму і нічого не придбати. Проте вони обов’язково куплять те, чого їм насправді захочеться, навіть за високою ціною.
Завжди спрацьовують ярмарки випічки або інших солодощів, їх розкуповують стовідсотково. Наш Фонд допомагав проводити благодійний ярмарок, на якому студенти продавали приготовані власноруч страви просто у своєму навчальному закладі, а “покупцями”-благодійниками були і студенти, і викладачі. Цікаво проходять ярмарки, під час яких між собою змагаються різні факультети: на чиєму ярмарковому прилавку кращі товари, який стіл отримає більшу «виручку». Це додає спортивного азарту учасникам, а відвідувачі отримують якісніші та яскравіші пропозиції, відповідно, ваш Фонд отримує більше благодійних коштів.
Крок 3
Де проводити ярмарок? Домовтеся з майданчиком, де ви будете реалізувати свої вироби/продукцію. Це може бути одна з площ міста, дружня комерційна компанія з великою залою, школа або університет. Фактично для ярмарку підходить будь-який зовнішній майданчик, зручний для людей. Має бути достатньо місця і для столів, і для «покупців», щоб їхнє залучення та рух по території ярмарку не стали єдиним вашим клопотом.
Якщо ви хочете, щоб на ярмарок прийшли представники бізнесу, то зауважте, що вони чи навряд будуть готові збиратись у школі (звісно, якщо там не навчаються їх діти). Смузі-паті з благодійним продажем корисних напоїв десь на відкритому просторі буде крутою штукою для молоді, але скоріш за все омине людей середнього віку чи “поціновувачів статусних заходів”.
Крок 4
Створіть команду виконавців проекту, обов’язково визначте координатора. Продумайте логістику та розподіл обов’язків. Важливо заздалегідь знати, хто що куди привозить і хто за що відповідає. Напевно, потрібен буде автомобіль, щоб привезти ярмаркове обладнання, меблі та товари, а потім вивезти. Перевірте, чи не потрібен буде пропуск на машину. Вирішіть, хто буде «продавцями». Волонтерів треба добре підготувати. Люди, які представляють ваш фонд, повинні вміти чітко і повно відповісти на питання про його роботу, а такі питання, напевно, у покупців виникнуть.
Крок 5
Анонсуйте ваш захід заздалегідь. Анонс необхідно зробити не менш ніж за півтора-два тижні. Використовуйте для поширення інформації загальнодоступні засоби комунікації, такі як сайт вашого фонду, місцеві електронні ЗМІ, радіо та телебачення, соціальні мережі, де можна створити спеціальну сторінку заходу. Також можна використати локальні засоби інформування, такі як внутрішні розсилки великої кампанії чи навіть радіо школи або університету, якщо ярмарок буде саме там.
Крок 6
Сам захід. У вас вже є складений план, розподіл обов’язків, ви уявляєте повну картину ресурсів і йдете за програмою. Зважте на те, що зміни відбуваються завжди, і це нормально. Головне - на підготовчому етапі проговорити та врахувати всі ризики та дії людей у позаштатних ситуаціях.
На ярмарку не тільки «продавайте» ярмарковий товар, але й розповідайте про себе. Крім товару, який ви пропонуєте, у вас повинно бути достатньо роздаткових матеріалів про фонд (буклетів, флаєрів, візиток). Люди повинні запам'ятати не тільки те, що купили гарну річ, але й те, хто саме організував ярмарок.
Крок 7
Зворотній зв'язок. Заздалегідь вирішіть, як ви будете звітувати про підсумки заходу. В день завершення ярмарку інформація про суму зібраних коштів повинна з'явитися на вашому сайті, сторінці Фонду та на сторінці заходу у соцмережах. У людей, які жертвували, повинен бути до цієї інформації відкритий доступ. Також повинна своєчасно з'явитися інформація про цільове використання зібраних на ярмарку коштів. Якщо ви хотіли зібрати певну суму, але фактично було зібрано більше або менше грошей, ніж потрібно, то необхідно дати роз’яснення, як це питання буде вирішуватися. Подякуйте всім, хто допоміг вам з організацією та проведенням ярмарку – це можна зробити публічно у ЗМІ, а також персонально, наприклад, відправивши листи подяки.
Поради від шефа – додаткові лайфхаки та особливості реалізації
Захід може бути успішним лише за його масовості, правильному визначенні цільової аудиторії та місця проведення. Також важливо підібрати формат розваг і специфіку товарів таким чином, щоб вони відповідали як інтересам потенційних учасників, так і їх реальній спроможності пожертвувати відповідну суму. Учасниками ярмарку можуть стати як батьки та учні/студенти у середньостатистичній школі чи вищому учбовому закладі, так і бізнесмени та заможні люди.
Як отримати не тільки гроші, але й контакти жертводавців? Ви можете збирати не тільки гроші, але й візитки. Додайте ще одну прозору скриньку. В одну люди будуть кидати гроші, в іншу – свої візитні картки. Це дасть вам можливість в подальшому включити їх у свою розсилку.
На ярмарку можна провести міні-лотерею. Виділіть для цього два-три найліпші сувеніри. Кожен покупець отримує купон, одна частина якого залишається у нього, а друга, на якій написана його контактна інформація, опускається в лототрон. Лотерея не тільки стимулює покупку, але й допомагає зібрати контакти, які можна включати у вашу донорську базу. Якщо переможці лотереї не дочекалися моменту розіграшу, вам доведеться доставити їм призи вже на наступний день, але зробити це потрібно обов'язково.
Учасники заходу можуть надихнутись і забажати надати більше допомоги, ніж мають з собою готівки, бо у сучасному світі банківських карток та он-лайн переказів люди носять з собою все менше грошей. Під час благодійних балів та ярмарок ми використовуємо систему сертифікатів, у яких зазначено суми, прізвища та контакти людей, які заявили про готовність надати допомогу. Головне, щоб процес був максимально відкритим та публічним. Нормальними строком пожертви по сертифікату вважається 24 – 48 годин після проведення заходу. Попіклуйтесь, щоб людина, яка заповнила такий сертифікат/розписку, зрозуміла формат та процедуру внесення благодійних коштів.
Як ми вже говорили, ярмарок є доволі недешевою стравою. Вам точно знадобиться гарно оформлене приміщення або зручна площа у місті. Треба продумати розважальні заходи, вкласти ресурси у анонсування та просування заходу, подбати про цікаві товари. Якщо робити ярмарок самостійно «під ключ», це може бути доволі затратно для організації. Розважливим та економним господиням ми рекомендуємо передивитись календар подій в місті і знайти вже заплановані вечірки, фестивалі, свята, складовою частиною яких може стати ваш благодійний ярмарок. Так, це буде потребувати додаткових перемовин з організаторами заходу, але зможе суттєво зекономити ресурси вашої організації. Варто лише пам’ятати, що проголошена вами благодійна мета має відповідати формату заходу, у який ви хочете інтегруватися.
