ПРОЗОРІСТЬ, ПУБЛІЧНІСТЬ, ПІДЗВІТНІСТЬ
Інгредієнти
(Складники страви – ключові моменти та компетентності, які для цього потрібні)
-
Сайт організації;
-
сторінка організації у мережі Facebook;
-
канал в YouTube;
-
поточні та річні звіти;
-
відображення БО на карті благодійності України.
Час приготування
Постійно перебувайте у полі зору тих, хто куштуватиме ваші страви. Наразі дуже модно розташовувати кухні прямо у залах для відвідувачів ресторацій і готувати страви на їхніх очах. Робіть так само!
Після завершення чергового фандрейзингового дійства звітуйте перед благодійниками, клієнтами, реципієнтами, симпатиками та взагалі перед громадою.
По завершенню року, не пізніш як у лютому, звітуйте про річні результати вашої діяльності.
Складність приготування
Бути прозорою, підзвітною та публічною організацією одночасно і просто, і складно. Простота – виключно у системному звітуванні, у першу чергу перед благодійниками. Задля того, щоб їхня кількість постійно зростала, потрібна публічна звітність перед громадою. Складність може бути тільки в одному – у відсутності обліку вашої операційної діяльності та її фінансових результатів. Тому в організації повинна бути людина, яка системно веде облік акцій, проектів, реалізованих ініціатив та їх фінансових результатів. Ми підводимо підсумки щомісяця, тому у будь-який час можемо надати необхідну інформацію та статистичні дані. Це дуже допомагає нам вчасно підготувати та оприлюднити річний звіт.
Найбільше смакуватиме
-
Саме вам, адже найцінніший результат вашої діяльності – довіра громади. Якщо вона є, будь-яка страва, яку ви приготуєте, матиме бажаний результат;
-
Благодійникам, які відчуватимуть смак від своєї участі у доброчинності, отримуючи зворотній зв’язок від вас про її видимі результати;
-
Мешканцям вашого населеного пункту, адже на фоні доволі частої інформації про шахрайство на тлі благодійності, вони оцінять вашу прозору діяльність й будуть готові до неї долучатися.
Бюджет та ресурси
Сама витратна частина – створення сайту організації та його постійний супровід, але ці витрати однозначно виправдають себе. Необхідний ресурс – фінансовий. Він залежить від того, який ви оберете програмний модуль, наскільки складне технічне звдання ви для себе визначите. Ще один необхідний ресурс – людський: треба одному з членів вашої команди у переліку службових обов’язків встановити відповідальність за підтримку сайту й одночасно – за роботу у соціальних мережах.
Друк річного звіту та його оприлюднення. У залежності від ваших можливостей ви можете оприлюднювати річний звіт на безоплатній основі: на власному сайті, на сторінці організації у Фейсбук, у дружніх до вашої організації електронних ЗМІ. Якщо у вас є фінансовий ресурс на це, ви можете видавати річний звіт у вигляді кольорового буклету, а можете друкувати його у місцевому друкованому ЗМІ. Ми для себе обрали останній варіант й вже чотири роки поспіль друкуємо річний звіт у місцевих газетах.
Як це готувати
Крок 1
Створіть сайт організації. На ньому обов’язково повинні бути відображені: загальна інформація про організацію, її місію та завдання, контакти організації, склад керівних органів, Статут організації та реєстраційні документи, розділ зі звітами.
Відсутність сайту породжує недовіру до того, чи дійсно така організація існує, як й відсутність на існуючому сайті потрібної користувачу інформації.
Якщо новини на сайті з’являються з великими перервами у часі, це говорить про несистемну роботу організації, яка працює уривками.
Дуже важливий розділ сайту – звіти. Само собою в першу чергу - це звіти річні, але , якщо ви ведете довготривалу фандрейзингову кампанію, треба оприлюднювати проміжні її результати. Оберіть для себе термін (наприклад тиждень, або 10 днів), по завершенню якого ви будете оприлюднювати, від кого з доброчинців, коли й яка сума надійшла; скільки й на що витрачено, або результат накопичення фінансів.
Тож, хоча, за статистикою, на сайти люди заходять не так часто, як вам хотілося б, “живий” сайт – ваша визитівка!
Крок 2
Робота у соціальних мережах.
Створіть свою сторінку некомерційної організації у Фейсбук. Сьогодні це справжній дієвий інструмент вашої комунікації, який сприяє розповсюдженню ваших новин, оголошень, оприлюдненню відеосюжетів ваших активностей каналами місцевого телебачення, і, відповідно, залученню користувачів соціальної мережі до благодійності. Але ця робота повинна також бути постійною, тоді й результат буде.
Коли новина цікава не тільки для членів нашого Фонду, й ми хочемо її донести до великої кількості людей, ми робимо репости зі своєї сторінки у різні групи, яким ця новина може бути цікавою. Тож маємо за тиждень охоплення своїми публікаціями від 2-х да 16-ти тисяч користувачів Фейсбук.
Після кожної фандрейзингової акції або по завершенню благодійного проекту ми оприлюднюємо не тільки описовий, але й обов’язково фінансовий звіт у першу чергу на Фейсбук, причому – день у день. По реакції бачимо – це людям імпонує.
Крок 3
Створіть свій канал у YOUTUBE. Саме там ви маєте можливість накопичувати усі відеосюжети, які створюють місцеві телеканали, висвітлюючи вашу діяльність. Це не тільки ваш гарний відеоархів, це можливість не на словах за необхідності продемонструвати історію своїх успішних дій.
На нашому, наприклад, каналі – вже 143 відео
Використовуючи накопичений відеоматеріал, ми створюємо по завершенню року відеоролики “Успішні історії року”, які демонструються на місцевих телеканалах, під час річних відкритих для громади зібрань та при будь-якій нагоді.
Крок 4
Річний звіт. До нього готуйтеся протягом року. Створіть у комп’ютері окрему папку, складаючи у неї описові звіти благодійних активностей та фотоілюстрацій до них, тоді по завершенню року вам не доведеться займатися їх пошуком.
Паралельно ведіть у XL- формах облік:
-
фінансових надходжень з градацією – від приватних осіб, від бізнесу, з обласного чи міського бюджетів, від міжнародних донорів...
-
витрат за напрямками (наприклад, соціальний захист, медицина, культура, допомога армії, адміністративні витрати...)
У разі ведення такого обліку вам просто буде скласти частину річного звіту щодо фінансових результатів вашої організації. Цю частину краще робити у форматі інфографіки для кращого сприйняття тими, хто захоче з вашим звітом ознайомитися.
Крок 5
Участь у щорічному Національному рейтингу благодійників - професійному незалежному рейтингу благодійних фондів та організацій, які готові оприлюднювати свої податкові звіти. Цей рейтинг проводить разом з авторитетними партнерами Український форум благодійників з 2013 року. На основі рейтингу створено карту благодійності України, на якій відображені благодійні організації, які відкривають свої звіти, серед них – й наш Фонд.
Участь у Національному рейтингу благодійників – це ознака підзвітності вашої роботи.
Поради від шефа – додаткові лайфхаки та особливості реалізації
Коли ви проводите тривалу фандрейзингову кампанію з різноманітними витратами, зробіть за її наслідками флаєр з відображенням результатів у вигляді інфографіки та розповсюдьте його якомога ширше, у тому числі й опублікуйте у місцевих друкованих та електронних ЗМІ та на власних інтернет ресурсах. Наш досвід такої форми звітування був, на наш погляд, дуже вдалим.
Найкращий варіант оприлюднення річного звіту, який ми випробували перший раз чотири роки тому й з тих пір формат не міняємо – друк у вигляді вкладиша об’ємом 4 полоси у місцевій газеті. У чому його перевага? По-перше, не треба річний звіт, розповсюджуючи, нікому “нав’язувати”, бо ж людина отримує його у поштову скриньку як передплатник, або купує у газетному кіоску. Таким чином ми доходимо до третини населення міста (близько 100 тисяч містян). По-друге, спрацьовує стереотип “якщо надруковано в газеті, значить несуть за це відповідальність й значить це – правда”. По-третє, якось не дуже етично у наш скрутний для багатьох час робити глянцеві видання своїх звітів благодійним організаціям. Яскраві кольорові видання типу “хвали мене, моя губонько” людей дратують.
За чотирирічним спостереженням сприйняття нашого річного звіту у вигляді вкладиша у газеті людьми, впевнені - сприймається позитивно.
Не нехтуйте питаннями підзвітності. Довіра народжується саме з вашої відкритості та готовності пояснити будь-який крок з витрат фінансів, які надали вам люди. Це копітка робота, адже довіра не народжується враз, її треба заслужити!
Якщо ви протягом всієї діяльності не отримали довіри громади, жодне з блюд, яке ви будете готувати, не буде смачним та готовим. Тому довіра – це перша страва, котрій ви маєте навчитися, та яка завжди має бути основною у «меню» вашого Фонду.
