Інгредієнти

​

• Договір з Міжнародною Благодійною організацією “Music Camp International” (національний офіс – у Києві, головний офіс у Каліфорнії, США);

• 200 дітей-учасників музичного табору;

• приміщення для проведення музичного дитячого табору та гала-концерту;

• транспорт для перевезення музичних інструментів з Києва та у зворотньому напрямку;

• симфонічний оркестр;

• професійний звукооператор та технік по світлу;

• 20 волонтерів;

• 2 перекладача з англійської;

• 200 друкованих іміджевих футболок;

• 300 бейджів;

• 1200 легких снеків (щоденних перекусів для дітей);

• банер для оформлення сцени;

• друковані запрошення на гала-концерт;

• біл борди для вуличних рекламних носіїв;

• афіши;

• флаєри;

• квитки з Києва та у зворотньому напрямку для проїзду 15-ти викладачів;

• отель для проживання 15-ти викладачів;

• обіди для 15-ти викладачів;

• інформаційна підтримка місцевих ЗМІ.

Як це готувати

 

Крок 1

6 місяців до Кемпу:

• складіть перелік людських та фінансових ресурсів, партнерів, необхідних для здійснення проекту;

• визначіть вірогідні місця для проведення Кемпу та концерту;

• призначте дати Кемпу.

Якщо ви впевнилися, що у вас вистачить ресурсів, і ви зможете це блюдо приготувати, тоді – вперед! Проте ви маєте бути готовими до несподіваного википання, перегорання, нестачі інгредієнтів, яких у вашому місті може й не бути, та інших сюрпризів, які передбачити неможливо.

 

Крок 2

Підпишіть Договір про співпрацю з Міжнародною Благодійною організацією “Music Camp International” та призначте координатора проекту для співпраці з координатором MCI.

 

Крок 3

За 4 місяця остаточно визначіть приміщення для проведення табору та заключного гала-концерту. Найкращий варіант – проведення Кемпу та гала-концерту в одній будівлі.

Приміщення для проведення Музичного Кемпу передбачає наявність:

• великої̈ репетиційної зали на загальну кількість дітей̆ (200-300 місць);

• 12-15 окремих класних кімнат для занять на музичних інструментах та для офісу MCI. У деяких класах мають бути стільці, зручні за розміром для підлітків, у деяких — столи з рівною поверхнею. В деяких кімнатах учням потрібно буде вільно пересуватися. Найкращий варіант — меблі, які можна пересувати відповідно до потреб;

• дітям має бути зручно діставатися до приміщення, в якому буде проходити Кемп.

Базою для проведення музичного табору можуть стати приміщення:

• школи або університету;

• школи-інтернату;

• центру творчості,

• будинку культури.

Приміщення для гала-концерту .

Заключний̆ концерт Кемпу, під час якого діти гратимуть та співатимуть у супроводі симфонічного оркестру, має відбутися у приміщенні, яке має добру акустику та є важливим для місцевої̈ громади як осередок різноманітних культурних або духовних подій. Сцена має бути достатнього розміру, щоб на ній розмістилися 200—300 дітей та приблизно 26 музикантів. Це можуть бути:

• драматичний театр,

• будинок культури;

• філармонія;

• консерваторія, або музичне училище;

• церква, тощо.

​

Крок 4

За 3 місяці :

• остаточний бюджет розроблено;

• потенційних благодійних партнерів визначено й розпочато процес фандрейзінгу;

• є домовленість з 30-ма волонтерами, у тому числі – з перекладачами англійської.

Домовляйтеся з більшою, ніж вам потрібно, кількістю волонтерів, адже в останній момент ви можете залишитися без потрібної їх кількості.

 

Крок 5

Не менш як за 3 місяці, займіться пошуком хорових станків (сходинок) для заключного концерту. Для гала-концерту хорові станки – обов’язковий елемент, й їх повинно бути стільки, щоб на них могли розміститися всі діти-учасники табору. Тож кількість станків залежить від кількості дітей-учасників. Зазвичай одна стандартна секція вміщує 20 дітей. Для 150-200 дітей необхідно 6-7 секцій. Заздалегідь подбайте про це.

Нам довелося збирати хорові станки у декількох місцях – у церкві та музичному училищі, тому виникла додаткова проблема їх завантаження та перевезення. Допомогу надало керівництво херсонських військових частин, які наш Фонд підтримує з 2014 року; цю проблему вирішили саме вони на благодійних засадах.

 
Крок 6

За два місяці має бути визначена участь у гала-концерті симфонічного оркестру або підтверджена участь музикантів у збірному оркестрі. У нас у Херсоні симфонічний оркестр був збірним. Його формуванням займався відомий диригент та композитор, який є членом правління Фонду, тож у професіоналізмі оркестру сумнівів не виникало.

 

Крок 7

За два місяці до дати початку Кемпу оголосіть реєстрацію учасників. Вона відбувається як онлайн, так й у вашому офісі за анкетами, наданими київським офісом МСІ. До анкети обов’язково додається:

1. копія свідоцтва про народження для підтвердження того, що дитині вже виповнилося 11 років та ще немає 16-ти;

2. квитанція про внесення реєстраційного внеску. Якщо дитина – з числа соціальних категорій (сирота, дитина з багатодітної родини або дитина з інвалідністю), крім свідоцтва про народження, потрібна копія документа про соціальний статус.

Участь у таборівці – добровільна. Але враховуючи, що вам треба мати гарантовано 200 зареєстрованих учасників за два тижні до Кемпу, то готуйтеся докласти немало зусиль, щоб інформація про Кемп дійшла до дітей та їх батьків вчасно.

 

Крок 8
Анонсуйте захід заздалегідь. Від того, наскільки буде вагомою ваша інформаційна кампанія, залежить, наскільки швидко ви впораєтесь з набором дітей-учасників.

Обирайте ті шляхи комунікації з дітьми та батьками, які є для вас доступними та ефективними. Це можуть бути:

• відеоролики для телебачення;

• інформаційні програми на телебаченні;

• аудіоролики для радіо;

• публікації у друкованих ЗМІ та на місцевих сайтах;

• вулична реклама у населеному пункті (афіши, білборди, сіті-лайти);

• комунікація через соціальні мережі.

 

Ми впевнилися, що найбільш ефективними були афіші в кожній школі та дві тисячі інформаційних флаєрів, передані батькам через дітей.

Важливо підтримувати інтерес громади до Кемпу й під час безпосередньої його роботи, тож варто висвітлювати її кожного дня у вигляді щоденника подій та фотозвітів.

 
Крок 9

За місяць до заходу у вас повинні бути вирішені питання щодо придбання проїзних квитків для команди МСІ з Києва та назад, заброньований готель для проживання протягом 6 днів 15 музичних викладачів, визначене місце їх обідів (ми замовляли кейтерінг прямо до місця проведення Кемпу, виділивши для цього окрему кімнату).

 

Крок 10

За два тижні до початку роботи завершиться реєстрація дітей, бажаючих взяти участь у Кемпі, й ви вже остаточно знатимете, скільки їх буде. Тож можна замовляти друковані футболки, бейджі для дітей-учасників, для викладачів, волонтерів, преси, гостей, які дають право знаходитися на території таборівки.

 

Крок 11

За день до проведення заходу ви зустрічатимете команду МСІ та разом з викладачами перевірятимете готовність приміщень, розподілятимете класні кімнати та закріплюватимете їх за музичними викладачами.

 

Крок 12

За день до початку Кемпу – перевезення музичних інструментів, які діти опановуватимуть. Це будуть гітара, скрипка, віолончель, флейта, кларнет, орффа та золоті дзвоники. Ці музичні інструменти знаходяться у Києві. Для їх перевезення з Києва до місця проведення Кемпу та у зворотному напрямку потрібен транспорт, і це може бути мікроавтобус або вантажівка з прибраними сидіннями. Інструменти мають знаходитися у закритому багажному відділенні.

Необхідно знайти волонтерів (6-8 хлопців) для розвантаження інструментів у час їх доставки з Києва та завантаження для транспортування в Київ після завершення гала-концерту.

 
Крок 13

У день Мюзік Кемпу за дві години до початку роботи волонтери допомагають в підготовці класних кімнат, за час до початку роботи розпочинається реєстрація учасників з видачею бейджів дітям-учасникам.

 
Крок 14

Кожного дня (з 6 днів таборівки) потрібна допомога волонтерів для супроводу дітей під час переходів з класів до хорової зали, для організації щоденних перекусів для учасників (формування снеків) та інших організаційних потреб (до 10 волонтерів).

 

Крок 15

Організація гала-концерту.

Концерт потрібно додатково рекламувати ще до початку роботи самого музичного табору. Для дітей важливо, щоб на концерті було якомога більше глядачів. Для батьків дітей-учасників та взагалі громади важливо побачити те, на що здатні їх діти.

Про унікальний гала-концерт містян потрібно заздалегідь сповістити. Це можуть бути як мінімум 5 білбордів (сіті-лайтів) у вашому населеному пункті, афіши на рекламних вуличних носіях, аудіо- та відеореклама на місцевих каналах радіо та телебачення, масована інформаційна кампанія у соціальних мережах, адже проведення гала-концерту має стати справжньою подією у вашій громаді.

Запрошення на заключний концерт ми зробили безкоштовними, але можна зробити квитки з мінімальним благодійним внеском.

Кожна дитина-учасник під час реєстрації у перший день Кемпу отримала по три запрошення для своїх рідних, тож 600 міст у залі вже були гарантовано зайняті. Частину запрошень ми передали нашим благодійним партнерам (не забудьте це зробити) та членам Фонду, інші ми пустили у вільне розповсюдження.

 

Крок 16

Підготовка зали до проведення гала-концерту.

На сцені мають бути:

• хорові станки (сходинки) на 200/300 дітей;

• подіум для диригента;

• 26 стільців для музикантів симфонічного оркестру, пюпітри;

• 5 столів для орффів;

• 10-12 стільців для дітей-гітаристів та 5 – для віолончелістів.

Тож треба розуміти, що площа сцени повинна бути досить великою.

 

Технічне обладнання та технічний персонал :

Під час концерту має працювати звукооператор та технік по світлу (світло в залі та на сцені для оркестру та хору). Потрібно два мікрофони для ведучих концерту (для виступу дітей мікрофони не потрібні, бо у залі – добра акустика).

 

Крок 17

У день гала-концерту потрібна допомога усіх 20-ти волонтерів: організація зайнятості дітей у перервах між репетиціями; чергування на сцені під час концерту; видача сертифікатів дітям про участь у Мюзік Кемпі, завантаження музичних інструментів для транспортування до Києва.