БЛАГОДІЙНИЙ БАЛ
Інгредієнти
(Складники страви – ключові моменти та компетентності, які для цього потрібні)
-
Основний компонент – мета, задля якої проводиться бал. Вона повинна бути зрозумілою, а головне – досяжною;
-
зала – це може бути театр-кафе або ресторан зі сценічним майданчиком (якщо ви передбачаєте живу музику) та обов’язково – з місцем для паркування авто та гардеробом;
-
частування для запрошених на бал;
-
танцювальний колектив/студія танців;
-
музичний колектив/музична програма, яка має бути вишуканою і орієнтованою на музику вальсу та інших класичних танців;
-
партнери-благодійники;
-
лоти для аукціону;
-
інформаційна кампанія у місцевих ЗМІ, у тому числі анонси на телебаченні та радіо;
-
вулична реклама – білборди, лайтбокси, тощо.
Час приготування
2-3 місяці, адже ця страва – з категорії «високої кухні». Вона елітна.
За 6 тижнів треба вже друкувати рекламну продукцію, благодійні квитки. На цей момент вже треба мати програму заходу та домовленість щодо місця проведення.
За 4 тижні повинна початися інформаційна кампанія: мають з’явитися афіши на вуличних рекламних носіях, реклама на якомога більшій кількості радіо FM, відеореклама на місцевих каналах телебачення.
Разом з початком інформаційної кампанії ви вже маєте бути готові до розповсюдження благодійних квитків.
4 тижні зазвичай вистачає для залучення учасників та благодійних партнерів.
Складність приготування
Благодійний бал – один з красивіших та найбільш вишуканих інструментів фандрейзингу, адже це не тільки розважальний танцювальний захід, гарна музика та гості у вечірньому вбранні. Не треба забувати, що бал має благодійну фінансову складову, тому це справа досить непроста, яка потребує вмінь, відповідальності, акумулювання багатьох ресурсів, насамперед людських та чималих фінансових, отже – особливих компетентностей. Проте, якщо у вашого фонду репутація як такого, від якого можна очікувати вишуканий захід, – беріться!
Найбільше смакуватиме
Професійні танцюристи у бальних костюмах та гості у вечірньому вбранні. Це прекрасно виглядає і створює атмосферу справжнього балу.
Стиль та антураж: цьому ми приділяємо особливу увагу. Наприклад, один з наших балів проводився задля збору коштів на придбання для обласного Центру служби крові герметичного запаювача каналів донорської крові. Тому вся рекламна продукція несла в собі слоган «Крапля крові – крапля життя», а бальну залу було прикрашено дизайнерськими букетами з червоних тюльпанів, які асоціювалися з краплями крові. У запрошеннях ми визначили дрес-код: вечірні сукні дам та костюми кавалерів повинні були мати елементи червоного кольору. Жінки впоралися легко, чоловікам довелося докласти зусиль, але вони дотрималися цієї вимоги (червоні краватки, пояси, навіть червоні шкарпетки).
Бюджет та ресурси
Наш Фонд залучав до участі у благодійних балах до 100 учасників. Така кількість обумовлена комфортним розміщенням гостей у залах, які є у місті. Вартість благодійного квитка становила 1000 грн (квиток для 2 осіб). Це ваша «дохідна» частина.
Для того, щоб оптимізувати витрати на організацію благодійного балу, необхідно залучити партнерів-благодійників. Саме для цього наш Фонд докладає найбільше зусиль:
-
Ми зуміли на безоплатній основі отримати в оренду кращі ресторани міста. Це був благодійний внесок власників ресторанів, які забезпечили обігрів залів у зимовий період, освітлення, озвучування, надання гарного посуду та роботу персоналу.
-
Під час благодійного балу гості мали змогу самі замовити собі частування на власний розсуд в барі або на кухні ресторану, але «перший стіл» накривали ми, організатори. Це були фрукти та напої, які теж як свій благодійний внесок надавали бізнесмени. Вино, наприклад, надало «Виноробне господарство Князя П.М.Трубецького», а коньяк – завод «Таврія». Тому у жодного гостя навіть не виникало думки, що організатори витрачають зібрані благодійні кошти на їжу та напої.
-
Інформаційна кампанія у місцевих ЗМІ, у тому числі анонси на телебаченні та радіо, проходили за їх благодійної підтримки. Так само безкоштовно висвітлювався й сам бал.
Окрім коштів, зібраних від реалізації благодійних квитків, під час балу можна отримати додаткові благодійні пожертви. Методи, які дозволяють це зробити:
-
встановлення у залі благодійної скриньки. Під час балу ми не згадуємо про внесення до неї пожертв – це добровільна справа гостей, які її бачать.
-
обов’язковий елемент розваги учасників – благодійний аукціон, проведення якого також має фінансову мету. Проводити його має людина, яка вміє це робити ненав’язливо, весело та швидко, не розтягуючи в часі. Лотів має бути небагато – максимум п’ять, і вони мають бути дуже привабливими. На першому балі у якості лотів ми запропонували картини, написані юними херсонськими художниками. На другому свою картину у якості благодійної пожертви для лота надала відома за межами Херсона художниця. Лотами також були ляльки відомої майстрині та ексклюзивний торт з логотипом балу.
Фінальна сума, яку ви можете зібрати, складається з реалізованих благодійних квитків на бал, прибутку від проведеного на ньому аукціону та коштів, пожертвуваних учасниками під час балу у благодійну скриньку (її треба інкасувати перед завершенням вечора з залученням до підрахунку кількох учасників).
Як це готувати
Крок 1
Вибір приміщення для проведення благодійного балу. Ми, наприклад, кожного разу місцем проведення обирали один з найкращих ресторанів, які мають гарну репутацію серед місцевої еліти, і у яких є звукова техніка та освітлення. У випадку балу необхідно звертати увагу на підлогу – вона має бути паркетна або з ламінованим покриттям. Якщо на підлозі килим або плитка, скоріше за все, від такої зали доведеться відмовитися, адже гостям-жінкам буде важко рухатися на високих підборах. Ще раз підкреслимо, що в обраного закладу має бути місце для паркування автівок (адже багато гостей у вечірньому вбранні приїдуть або власним авто, або на таксі), а також гардероб, де вони зможуть залишити верхній одяг.
Крок 2
Залучення професійного танцювального колективу, який на початку балу виконає класичний танець. Надалі танцюристи запрошуватимуть гостей до танців у якості партнерів. Вам необхідно знайти партнера серед професійних танцювальних студій, в ідеалі – домовитися про благодійну участь у балі.
Крок 3
Інформаційна кампанія має бути такою ж красивою, як і сам захід, адже реклама вже формує асоціації та перше враження. Анонсуйте захід не пізніше як за місяць, залучивши до цього електронні та друковані ЗМІ, мережу Facebook, максимальне число місцевих теле- та радіоканалів. Як і у випадку проведення, скажімо, джаз-вечірки, можна надавати для трансляції вже готові відео/аудіоролики, які, до речі, може виготовити на благодійних засадах хтось з інформаційних партнерів.
Крок 4
Залучення учасників.
Разом з початком інформаційної кампанії за місяць до проведення заходу слід розпочинати реалізацію благодійних квитків. Не варто на 100% розраховувати на інформаційну кампанію, якою б активною вона б не була. Треба запрошувати гостей персонально – це найбільш ефективний спосіб, враховуючи, що для благодійного балу потрібен не натовп у кілька тисяч, а до 100 пар. Якщо ви проводите благодійний бал не вперше, за вашими плечима вже є яскравий незабутній світський захід, тоді гостей на наступні бали буде збирати легше: відгукнуться у першу чергу ті, хто брав участь минулого разу.
Якщо для вас бал – нова справа, тоді краще за все спрацює “сарафанне радіо”, тобто інформація про захід від симпатиків вашого фонду з числа відомих представників еліти вашої громади. У нас таким “першим колом” завжди є члени правління нашого фонду. Саме вони беруть на себе зобов’язання запросити по п’ять пар з числа своїх друзів або партнерів по бізнесу. Членів правління у нас п’ятнадцять, тож одразу маємо гарантовану участь приблизно 60 пар.
У нас за традицією не буває почесних запрошених. Усі учасники (окрім тих, хто надав фінансову та нефінансову підтримку) мають придбати благодійні квитки, вартість яких для однієї гостьової пари становить 1000 гривень. Вже традиційно ми не робимо виключення й для очільників області та міста, адже вони такі ж члені громади, як усі. Більш того – враховуючи, що ми закриваємо за рахунок благодійних заходів бюджетні «дірки», то вважаємо, що придбати благодійні квитки вони повинні одними з перших.
Благодійний бал можна провести у трохи інший спосіб, залучивши не професійних танцюристів, а так званих дебютантів. Дебютанти – це люди без хореографічної підготовки, які готові взяти участь у масштабному благодійному заході. Тому вам та їм буде потрібен час, хореограф та місце для репетицій. З іншого боку, дебютанти роблять свій фінансовий внесок за участь у балі на початку тренувань. Ці кошти можуть бути використані вами для організації балу. Детальні поради, як провести такий благодійний бал, ви можете знайти у онлайн-посібнику Українського форуму благодійників:
Поради від шефа – додаткові лайфхаки та особливості реалізації
-
Якою б не була глибина проблеми, задля якої проводиться благодійний бал, він повинен стати справжнім святом та неординарною подією у вашій громаді.
-
Виготовлення вуличної реклами (власне сам друк білбордів) ми здійснили за власний рахунок, а ось оренду вуличних рекламних носіїв ми не сплачували, використавши квоти рекламних агентств на соціальну рекламу. Вирішення питання про виділення цієї квоти певній організації чи соціально важливому заходу – за міською адміністрацією, тож треба звернутися з офіційним листом на ім’я міського голови.
-
Як завжди, найголовніше та найцінніше – це довіра до вашої благодійної діяльності, яка народжується з прозорості ваших дій. Саме з огляду на це результат збору пожертв ТРЕБА ОГОЛОСИТИ НАПРИКІНЦІ БАЛУ! У нас це роблять члени правління, які в нашій громаді та серед колег-бізнесменів є гарантами чесної роботи Фонду.
