БЛАГОДІЙНИЙ ДЖАЗ-ВЕЧІР
Інгредієнти
(Складники страви – ключові моменти та компетентності, які для цього потрібні)
-
Концертна програма – професійні виконавці джазу;
-
ведучий/ведуча;
-
приміщення – зала, у якій є сцена та простір для столиків;
-
якісна звукова та освітлювальна апаратура;
-
персонал, який обслуговуватиме гостей заходу;
-
відеопроектор та добірка фото чи відео (за бажанням);
-
частування для гостей (бажано);
-
скринька для благодійних пожертв (за бажанням);
-
надруковані благодійні квитки;
-
банер для фотозони;
-
професійний фотограф;
-
зовнішня реклама у місті;
-
підтримка місцевих ЗМІ;
-
секретний (але обов’язковий) інгредієнт – вміння вести переговори з бізнесом щодо підтримки заходу.
Час приготування
2-3 місяці, адже ця страва – з категорії «високої кухні». Вона елітна.
За 6 тижнів треба вже мати програму заходу, друкувати рекламну продукцію та благодійні квитки. На цей момент вже треба мати домовленість щодо концертної програми та місця проведення.
За 4 тижні до проведення повинна початися інформаційна кампанія: мають з’явитися афіши на вуличних рекламних носіях, реклама на якомога більшій кількості радіо FM, відеореклама на місцевих каналах телебачення, причому не раз на день, а 3-7 виходів в ефір на добу.
Разом з початком інформаційної кампанії ви вже маєте бути готові до розповсюдження благодійних квитків.
4 тижні зазвичай вистачає для залучення учасників та потенційних благодійних партнерів.
Складність приготування
Мета проведення такого заходу – зібрати за один раз велику суму пожертв на конкретну ціль. У нас кожен такий захід мав за мету акумулювати певну суму для придбання обладнання високої вартості – наприклад, для обласного Центру служби крові або для реанімаційного блоку пологового відділення обласної лікарні… Крім того, це гарна нагода не тільки зібрати певну суму пожертв, але й залучити до участі авторитетних людей та провідних представників місцевого бізнесу, і таким чином встановити з ними контакти, створити у них позитивний образ Фонду.
Отже, головна складність – це залучити заможну публіку. А такі учасники, які можуть порадувати вас вагомим благодійним внеском, мають особливі вимоги до рівня заходу. Тому треба мати не лише навички проведення масових заходів, але й вміти дотримуватися високої культури їх проведення.
Пам’ятайте: приготування цієї елітної страви – дуже відповідальна робота. Якщо її буде приготовано та подано примітивно, без смаку, другий раз її ніхто «не замовить».
Найбільше смакуватиме
-
Концертна програма. Саме це – головне. Обидва джаз-вечори, які ми проводили, були прикрашені виступами відомого в Україні джаз оркестру під керівництвом Володимира Алексєєва «Performance BIG BAND» (м.Миколаїв). Обидві програми вечорів були дуже смачними. Перша програма присвячувалася 100-річчю Френка Сінатри. Нам пощастило, що дата нашого заходу збіглася зі святкуванням Дня благодійництва в Україні. Друга програма називалася «Джаз, блюз, рок-н-рол», і на неї залюбки прийшли ті, хто на першому такому заході впевнився, що це того вартує. Оркестр з 28-х музикантів, три солісти – це було дуже солідно. Позитивні емоції зашкалювали!
-
Особливо смачним було проектування відеокліпів з концертів Френка Сінарти на сценічний екран, на фоні якого відбувався концерт, банери з портретами зірки - у залі.
-
Щоб зацікавити гостей та зробити вечір незвичайним, ми встановили дрес-код «у стилі джаз». Інформацію про це було розміщено у благодійному квитку-запрошенні. Дрес-код створював особливу атмосферу, в якій гості відчували власну причетність до джазу ще до початку вечірки.
-
Наявність зони для фото з великим банером – це не тільки знак уваги для гостей та розважальний елемент для них перед початком концертної програми. Це можливість ненав’язливо прорекламувати себе й тих, хто вагомо допоміг в організації заходу. Необхідно, щоб у зоні для фото працював відомий професійний фотограф. Гостям подобається, що фото будуть високої якості, а ще й не треба потім шукати фотографа: весь фотоальбом з вечірки ми розміщуємо на власному сайті у розділі «Фотогалерея», і кожен з учасників може завантажити свої фотографії на згадку.
Бюджет та ресурси
Збитковість заходу – одна з головних загроз. Для її попередження необхідно розрахувати бюджет, виходячи з головного показника: кількість потенційних учасників в обраній для проведення заходу залі та можлива сума благодійного збору (ми практикуємо благодійний внесок з розрахунку одна тисяча гривень за запрошення для двох). Звідси, сума, яку ви можете отримати на благодійні цілі, – це запланована сума збору мінус прямі фінансові витрати на організацію заходу. Прямі фінансові витрати ви маєте компенсувати за рахунок зібраних коштів, проте їх можна зменшити за рахунок самої вашої організації, партнерів та дружнього бізнесу. У нашому випадку «живі гроші» знадобилися на покриття транспортних витрат та гонорару оркестру та виготовлення поліграфії (благодійних квитків, афіш, бордів, банера для фотозони). Велику ж частину необхідних ресурсів можна отримати як благодійний внесок бізнесу у вигляді безоплатних послуг – розробка макетів поліграфічної продукції, розміщення білбордів на вуличних рекламних носіях міста, оренда залу ресторану, частування для гостей, робота професійного фотографа, робота знімальної групи телебачення під час вечора, виготовлення аудіореклами, відео-анонсу, трансляція рекламних роликів на місцевих телеканалах та радіо FM, публікації на місцевих сайтах.
Крім прибутку за рахунок реалізації благодійних квитків, можна зібрати додаткові кошти на самій вечірці, встановивши благодійну скриньку, але важливо не наполягати, щоб гості вкидали у скриню свої пожертви. Ми встановили її у залі під однією з центральних колон та додатково підсвітили прожектором, тож її було видно з будь-якого місця як натяк на можливу участь у додатковому пожертвуванні.
Як це готувати
Перш за все вам треба визначитись з метою проведення цього благодійного заходу. Вона повинна бути не просто зрозумілою – вона має «чіпляти». Кожного разу ми ставимо перед собою на меті не тільки зібрати певну суму пожертв, але й залучити до участі авторитетних людей та провідних представників місцевого бізнесу. Сьогодні вони прийшли на джаз вечір – завтра можуть стати постійними партнерами та учасниками благодійних заходів Фонду.
Крок 1
Яку програму запропонувати, щоб вона викликала справжній інтерес? З нашого досвіду, краще запросити для виступу артистів з іншого міста з цікавою програмою, з якою ще у вашому місті не знайомі. Сьогодні люди ностальгують за музикою своєї юності та молодості, тому музика у стилі ретро – саме те, що треба.
Крок 2
Дуже важливим є вибір приміщення для проведення елітної вечірки. Ми, наприклад, кожного разу місцем проведення обирали один з найкращих ресторанів, які мають гарну репутацію серед місцевої еліти, і у яких (що є дуже важливим) є сцена, якісна звукова техніка та сучасна освітлювальна апаратура.
Крок 3
Для того, щоб не витрачати кошти, зібрані від реалізації благодійних квитків, на частування гостей (на момент початку заходу столи не мають бути пустими – на них можуть бути, наприклад, фрукти, вино, сири…), вам необхідно знайти благодійних партнерів з числа місцевого бізнесу, які допоможуть вам вирішити це питання. У нас такими благодійними партнерами не раз були завод «Таврія» та «Виноробне господарство Князя П.М.Трубецького».
Крок 4
Треба ретельно підготувати інформаційну кампанію й вчасно її провести так, щоб вона стала помітною в інформаційному просторі. Анонсуйте захід не пізніше, як за місяць, залучивши до цього електронні та друковані ЗМІ, мережу Facebook, максимальне число місцевих теле- та радіоканалів. Останнім треба надати готові відео/аудіоролики, які, до речі, може виготовити на благодійних засадах хтось з них.
Крок 5
Разом з початком інформаційної кампанії за місяць до проведення заходу слід розпочинати реалізацію благодійних квитків. Вони мають бути привабливими за дизайном та написані не «канцелярською» мовою.
Поради від шефа – додаткові лайфхаки та особливості реалізації
-
Треба ретельно обирати день та час смакування цього делікатесу – якнайкраще для цього підходить день серед робочого тижня, наприклад, середа з 19:00 до 23:00. Цей день та час нами обрано не випадково, адже на початку тижня представники бізнесу «запускають» планові роботи, а у п’ятницю найчастіше їдуть з міста на вихідні. Тож середа – найприйнятніший день для змістовного відпочинку після роботи.
-
Як зібрати гостей? Основну частину їх можуть запросити члени правління вашої організації, взявши на себе зобов’язання розповсюдити мінімум по п’ять благодійних квитків. Це вірний шлях, адже вони мають авторитет в громаді та друзів з бізнес-середовища. Інші гості стають учасниками заходу, дізнавшись про нього з місцевих ЗМІ. Відповідно, інформаційна кампанія є одним з ключових етапів як підготовки заходу та залучення учасників, так і для звітування перед громадою.
-
Як отримати приміщення для проведення заходу без орендної плати? Це залежить від вашого вміння провести перемовини з власником ресторану. Якщо ви зможете у ввічливій формі (але досить наполегливо) довести, що проведення благодійного заходу для еліти міста у ресторані може підняти його імідж, привернути увагу майбутніх клієнтів, що гучна інформаційна кампанія, яку ви влаштовуєте, працюватиме не тільки на сам захід, але й на місце його проведення (а це безкоштовна реклама для власника), що надання приміщення без орендної плати є його благодійним внеском у благородну мету, яку ви поставили, – все це обов’язково матиме позитивний результат.
-
Не запрошуйте високопосадовців на благодійні заходи, участь у яких передбачає благодійний внесок, без внесення ними цього внеску: вони такі ж самі члени вашої громади, як й будь-хто з учасників. При цьому обов’язково розкажіть у соціальних мережах про придбання ними благодійних квитків на загальних засадах. Це підвищить довіру та повагу до вас з боку пересічних громадян, а не тільки учасників заходу. Переконати посадовців придбати благодійні квитки можна в такий саме спосіб, як і бізнес-партнерів – їм також потрібно створювати свій позитивний імідж. До того ж можливість поспілкуватися у неформальній обстановці з бізнес-елітою міста для них є достатньо вагомим мотиватором.
-
Під час проведення благодійного заходу його учасники завжди мають змогу зробити пожертви у встановлену на видному місці благодійну скарбничку. Для тих, хто не мав з собою достатньо готівки, ми створили додаткову опцію – вони мали змогу заповнити Сертифікат на пожертву й зробити свій внесок з розрахункового рахунку свого підприємства вже після заходу.
Додатки
